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Planifier la montée subite: adopter une approche proactive pour la saison de revérification des avantages sociaux

(Sponsorisé par Cardinal Health Sonexus ™)

Le début de chaque année apporte des ajustements à la couverture santé de millions d'Américains, qu'il s'agisse de changements dans leur assureur ou de modifications de formulaires. De plus, cela peut créer de l’incertitude et de la confusion pour les patients et des perturbations potentielles des soins. Les détails de la couverture pour les plans commerciaux, Medicare et Medicaid changent sur une base d'année civile, avec de nouvelles conditions de plan commençant le 1er janvier. Une analyse récente d'Avalere portant spécifiquement sur l'échange Healthcare.gov a montré que 77% des inscrits aux échanges de soins de santé ont changé de plan. Année après année. (1) Ces changements incitent les sociétés de services de soutien aux patients (hubs) et leurs sponsors biopharmaceutiques à déployer des efforts massifs pour vérifier les changements de plan et communiquer les implications de ces mises à jour aux patients et à leurs prestataires. Ce processus de revérification annuelle est souvent appelé «saison de blizzard» dans le monde des services de hub en raison de la vague soudaine d'activités qu'il implique.

Les sociétés biopharmaceutiques allouent des budgets supplémentaires et marquent les mois de décembre à mars sur leurs calendriers de planification comme une période critique et très surveillée pour leurs marques et leurs patients. La planification et la préparation de la saison de revérification peuvent s'étendre au-delà de ces mois, car une exécution sans faille est critique et peut avoir une incidence sur les résultats tant pour les dépenses que pour les pertes de revenus.

Du côté des services centraux, ce processus a traditionnellement créé une vague de personnel temporaire pour faire face au volume des revérifications. La planification commence dès le mois de juin avec l'intégration et la formation du personnel de ramassage à l'automne. Une saison de revérification en douceur repose sur la préparation, y compris l'obtention de documents financiers mis à jour et les autorisations des patients. Les spécialistes de la vérification des avantages sociaux appellent les payeurs pour vérifier les avantages spécifiques pour les patients, en posant des questions pour confirmer la couverture, les frais remboursables et les exigences d'autorisation préalable ou de révision par étapes. Ce processus prend du temps et introduit un risque d'erreur humaine ou d'informations incohérentes et manquantes à chaque appel.

Bien que les outils électroniques de vérification des avantages aient contribué à accélérer le processus de revérification des avantages, le nombre de patients dont les avantages sont rapportés avec précision sans assistance manuelle supplémentaire n'a pas répondu aux attentes. Reconnaissant les lacunes des technologies antérieures, Cardinal Health Sonexus ™ Access & Patient Support a adopté une approche réfléchie pour le développement de notre plate-forme technologique de prestations électroniques, Benefit Source.

Contrairement à d'autres solutions technologiques, Benefit Source se connecte directement aux payeurs et consomme des ensembles de données tiers de payeurs privés et gouvernementaux pour rendre compte des résultats à jour et plus précis. Et le nombre de payeurs et de sources de données auxquels Benefit Source se connecte est en constante augmentation. De plus, en raison de cette connectivité directe, les données fournies aux fabricants reflètent une couverture des avantages en temps réel qui est exacte sur tous les fronts – données de prescription, spécificités du régime d'assurance et détails du traitement. Cela contraste avec d'autres systèmes eBV qui utilisent des outils analytiques et des données historiques pour prédire ce qu'un payeur couvrira, mais ne prennent pas en compte les facteurs spécifiques au patient et au payeur, comme une pharmacie spécialisée préférée ou les limites de quantité d'approvisionnement en jours.

Jusqu'à présent sur le marché, Benefit Source a démontré une diminution significative du temps d'attente administratif – produisant des résultats en quelques minutes par rapport à un temps plus long au téléphone avec les payeurs. Benefit Source a été reconnu par PM360 comme une innovation de premier plan en 2019 pour les avancées qu'il apporte au traitement électronique des avantages.

L'un des avantages les plus importants de Benefit Source est son évolutivité – la possibilité d'effectuer une vérification des avantages en grandes quantités en très peu de temps, en particulier pendant la saison annuelle de vérification des avantages. Pour les fabricants de produits biopharmaceutiques qui effectuent des revérifications annuelles sur des patients, ce processus peut réduire le délai de revérification de quelques semaines, voire de plusieurs mois, tout en réduisant considérablement les coûts de main-d'œuvre. Dans de nombreux cas, Cardinal Health Sonexus ™ Access & Patient Support a géré le processus d'avantages électroniques avant d'impliquer le partenaire actuel des services concentrateurs afin de réduire leur charge de travail et de réaliser des économies pour la marque. (Voir le cas notre étude ci-dessous.)

Le processus de revérification repose également sur les informations fournies par les cabinets de médecins. Ce travail se déplace également dans le domaine numérique. Au lieu de décrocher le téléphone ou de télécopier, les bureaux de HCP accèdent au hub via des portails en ligne.

Après un processus de vérification utilisateur sécurisé, le processus de revérification peut être démarré et pris en charge avec:

  • Soumission électronique des demandes de revérification des avantages
  • Accès aux économies de copaiement et activation de bons de médicaments gratuits pour aider à compenser les nouveaux frais remboursables
  • Exécution d'un programme de présélection du programme d'aide aux patients pour ceux dont les traitements peuvent ne plus être couverts ou anticiper une lacune dans les soins
  • Téléchargement et remplissage des formulaires d'appel
  • Vérifier instantanément l'état de l'accès et comprendre les étapes suivantes.

De nouvelles économies sont réalisées grâce à la réduction du nombre de formulaires incomplets soumis par les bureaux des fournisseurs et à la création de tableaux de bord libre-service pour une visibilité rapide des tâches en attente d'action. Les portails qui offrent une assistance copaiement intégrée peuvent même inciter les cabinets de médecins disposant de ressources d'assistance copaiement à aider à faire face à tout changement dans les dépenses personnelles qui s'accompagne d'un changement de couverture d'assurance.

La détermination de votre stratégie de saison de revérification nécessite une préparation. Pour les clients biopharmaceutiques travaillant avec Cardinal Health Sonexus ™ Access & Patient Support, la valeur réalisée grâce à Benefit Source en tant que partie principale ou secondaire de leur stratégie de revérification est la capacité d'étendre rapidement les opérations, d'améliorer le délai d'exécution et la précision, de réduire les dépenses impliquées dans ce processus annuel et – plus important encore – fournir un chemin clair pour les soins aux patients.

ÉTUDE DE CAS
Une grande société biopharmaceutique basée aux États-Unis avec un portefeuille de plusieurs marques biologiques s'appuie sur Cardinal Health Sonexus ™ Access & Patient Support pour administrer son programme d'assistance aux patients (PAP). Janvier entraîne généralement une augmentation des distributions de médicaments gratuites en tant que pont pendant que les patients attendent la plate-forme tierce pour suivre le processus de vérification des avantages. La société biopharmaceutique a partagé qu'en plus des coûts de médicaments gratuits prévus, elle prévoyait près de 900 000 $ pour la dotation en personnel, la formation et le traitement des revérifications pour plus de 4 000 patients.

La société biopharmaceutique a évalué et ajouté la technologie eBV Benefit Source de Sonexus ™ Access & Patient Support à sa stratégie de revérification, attirée par la capacité de télécharger des demandes de patients par lots pour une plus grande efficacité.

Résultats
Les demandes de renseignements des patients ont été chargées le 31 décembre et les résultats des prestations ont été remis au client et à leur centre le 2 janvier. Le temps total pour leur saison de revérification a été réduit à dix jours, contre trois mois auparavant, et les trois mois supplémentaires qui avaient été généralement nécessaires à la formation.
Les cas en suspens, où les résultats n'étaient pas disponibles, sont retournés au partenaire pivot pour travailler manuellement avec leur personnel existant. La société biopharmaceutique a réduit les dépenses de revérifications annuelles de 700 000 $.

Référence

  1. Seulement 33% des inscrits à Exchange en 2016 ont conservé leur même plan depuis 2015. Avalere. https://avalere.com/press-releases/only-33-percent-of-exchange-enrollees-in-2016-kept-their-same-plan-from-2015. Publié le 31 mars 2016. Consulté le 15 mai 2020.

A propos de l'auteur
Josh Marsh est directeur chez Cardinal Health Sonexus ™ Access & Patient Support, où il fournit une orientation stratégique sur les offres de hub pour relever les défis commerciaux et supervise les opérations quotidiennes des programmes d'accès et de soutien aux patients. L'équipe de Josh étudie les avantages pour les patients et offre aux patients des informations sur leur couverture et leurs obligations financières. Avant Cardinal Health, Josh a passé 3 ans dans l'accès et le soutien aux patients, gérant des centres de services centraux pour divers clients. Avant de travailler dans le secteur des services centraux, il a passé 13 ans dans la pharmacie de détail, la pharmacie de spécialité et la gestion des avantages pharmaceutiques.

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